TARGI WSZYSTKIEGO NIEZWYKŁEGO
27 kwietnia – 28 kwietnia 2024r.
REGULAMIN
I POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.Targi Wszystkiego Niezwykłego, zwane dalej TWN lub odpowiednio TARGAMI, odbędą się w dniach 27-28 marca 2024r. Organizatorem Targów jest Fundacja Halo Targi z siedzibą we Wrocławiu ul. Stawowa 6/9, 50-018 Wrocław wpisana do Rejestru Przedsiębiorców oraz do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000980835, REGON: 522504802, NIP: 897190857, adres strony internetowej www.halotargi.pl, tel. kontaktowy 726 767 331 (zwana dalej Organizatorem).
2. TWN są niezależnym wydarzeniem.
3. Targi Wszystkiego Niezwykłego odbywają się na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie Targów Wszystkiego Niezwykłego, zwanym dalej Regulaminem.
4. Podczas TWN Wystawcy promują i prowadzą sprzedaż produktów. Targom towarzyszą warsztaty, konferencje tematyczne, prezentacje, wykłady, wystawy, dyskusje i konkursy dla odwiedzających.
II UCZESTNICY
1. W TWN mogą brać udział pełnoletnie osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych lub osoby prawne oraz inne instytucje o charakterze dystrybucyjnym, placówki edukacyjne, instytucje kultury i organizacje pozarządowe o profilu społecznym i kulturalnym w dalszej treści nazywane Wystawcami. Organizator nie przyjmuje zgłoszeń od wystawców, których produkty propagują treści faszystowskie, totalitarne lub nawołują do nienawiści na tle różnic narodowościowych, etnicznych, rasowych, wyznaniowych lub seksualnych czy też są sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.
III PRZEPISY PORZĄDKOWE I ORGANIZACYJNE
1. Wystawca nabywa prawo do udziału w TWN po:
a) wypełnienie na stronie Organizatora, najpóźniej do najpóźniej do 1 kwietnia 2024r. zgłoszenia znajdującego się na stronie Formularz – Halo Targi wraz z przesłaniem wszystkich załączników oraz po otrzymaniu mailowego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz wyliczeniem opłaty na podany w zgłoszeniu adres email.
b) o zakwalifikowaniu udziału w TWN decyduje Organizator, który zastrzega sobie możliwość nieprzyjęcia zgłaszającego się Wystawcy bez podania przyczyny. Na podjęcie decyzji Organizator ma 14 dni od daty wysłania zgłoszenia.
c) opłaceniu całkowitej należności za wybrany typ stoiska w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury przez Organizatora, rachunek bankowy Organizatora (PKO BP SA nr: 34102052260000680207677885). Faktura dokumentująca wpłatę zostanie wystawiona w ciągu 7 dni od daty wpływu należności.
2. Warunki rezerwacji stoiska.
Rezerwacja stoiska nastąpi po dokonaniu obowiązkowej bezzwrotnej opłaty rejestracyjnej. Rezerwacja stoisk jest możliwa do 1 kwietnia 2024r. Po tym terminie przydział stoisk, które nie zostały wcześniej zarezerwowane wyznacza Organizator. Specjalne życzenia Wystawców będą uwzględniane w miarę możliwości ich realizacji.
Wybrane numery stoisk są umowne, a obowiązująca numeracja zostanie podana na stronie internetowej Organizatora przed rozpoczęciem TWN.
Organizator będzie przydzielać stoiska w kolejności otrzymywania zgłoszeń, uwzględniając w miarę możliwości życzenia Wystawców. Podane ceny są cenami netto.
3. Rezygnacja z udziału w TWN wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Za datę odwołania uczestnictwa uważa się datę wpływu pisma do Organizatora. Rezygnacja bez kosztowa może odbyć się nie później niż do dnia 12 kwietnia 2024r. Rezygnacja po tym dniu, a przed dniem 19 kwietnia 2024r., skutkować będzie koniecznością uiszczenia 50% opłaty wyliczonej ze zgłoszenia. Ewentualne zwroty i nadpłaty realizowane będą w terminie do W przypadku rezygnacji z udziału w TWN po 19 kwietnia 2024r. Organizator obciąży wystawcę wszystkimi kosztami związanymi z przygotowaniem stoiska, zgodnie z zamówieniem określonym w „Zamówieniu”.
4. Wystawca, który nie obejmie stoiska w dniu 27 kwietnia 2024r. do godziny 11 00 zobowiązany jest uiścić 100% kwoty wyliczonej ze zgłoszenia tytułem kary umownej.
5. Wystawca może objąć stoisko wyłącznie po dokonaniu wszystkich należnych Organizatorowi opłat.
6. Wystawca zobowiązany jest do utrzymania estetycznego wyglądu stoiska. Podczas trwania TWN na stoisku powinna być zapewniona obsługa, sprawująca nadzór nad całością stoiska.
7. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania zaleceń porządkowych i przepisów bezpieczeństwa, określonych przez gospodarza obiektu, w którym odbywają się TWN. Nie wolno samowolnie, bez zgody Organizatora, dostawiać półek, regałów, roll-upów, stojaków poza obręb wykupionej powierzchni wystawienniczej. Za przekroczenie granicy stoiska pobierana będzie opłata zgodna z cennikiem wykupionego stoiska.
8. Wystawca zobowiązany jest do:
a) zapewnienia należytego poziomu własnych imprez promocyjnych,
b) nieodstępowania powierzchni własnego stoiska innym użytkownikom bez zgody Organizatora,
c) reklamowania własnego wydawnictwa jedynie w obrębie wynajętego stoiska lub na powierzchni dodatkowej, ustalonej bezpośrednio z Organizatorem,
d) legitymowania się wydanym przez Organizatora identyfikatorami.
9. Wystawca nie może bez zgody Organizatora dokonywać jakichkolwiek zmian w ustawieniu stoiska oraz ingerować w sieć energetyczną i nagłośnieniową. Wszelkie ewentualne zmiany należy zgłaszać Organizatorowi, który w miarę możliwości uwzględni życzenia Wystawcy.
10. Organizator zobowiązany jest do:
a) zapewnienia Wystawcom należytych warunków wystawienniczo-targowych,
b) udostępnienia Wystawcom powierzchni dodatkowej (szatni, pomieszczeń sanitarnych),
c) zapewnienia Wystawcom identyfikatorów,
d) zapewnienia, w miarę możliwości, warunków do realizacji programu promocyjnego, zgodnie z indywidualnymi ustaleniami.
11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki i szkody powstałe w trakcie godzin targowych, powstałych nie z jego przyczyny.
12. Organizator nie ma obowiązku opieki nad eksponatami wystawienniczymi i urządzeniami na stoisku. Wyłączona jest odpowiedzialność Organizatora za ich utratę, uszkodzenia lub zniszczenie, w tym również spowodowane przez zwiedzających i personel targowy. Wystawca ma obowiązek ubezpieczenia wystawianych przedmiotów i eksponatów i ponosi związane z tym koszty. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku: pożaru, włamania, kradzieży, zalania, zdarzeń transportowych na/z targów. Wystawca powinien ubezpieczyć się od ryzyka takich zdarzeń na własny koszt. Wystawca odpowiada za szkody wyrządzone Organizatorowi i osobom trzecim, jak również za ewentualne uszkodzenia obiektu wystawienniczego, stoiska i jego wyposażenia, instalacji, spowodowane przez Wystawców oraz każdą osobę bezpośrednio lub pośrednio zatrudnioną przez Wystawcę.
13. W przypadku zniszczenia, uszkodzenia lub zaginięcia elementów wyposażenia stoiska, udostępnionego przez Organizatora w dniu otwarcia Targów, Wystawca ponosi skutki finansowe, czyli zobowiązany jest do pokrycia kosztów przywrócenia stoiska do stanu pierwotnego w terminie 14 dni od daty zakończenia TWN (pełną ich wartość wg. cen aktualnie obowiązujących, podanych przez Organizatora) na podstawie wezwania otrzymanego przez Organizatora.
14. Czas trwania Targów i godziny otwarcia:
27.04.2024r. (sobota) godzina 12 00 – 19 00
28.04.2024r. (niedziela) godzina 11 00 – 18 00
15. Udostępnienie stoisk Wystawcom nastąpi dnia 27.04.2023 od godz. 11.00
16. Bez pisemnej zgody Organizatora, Wystawca nie może użytkować dodatkowego poboru mocy. Nie wolno używać grzałek, czajników i urządzeń grzejących.
17. Likwidacja stoisk nastąpi 28.04.2024r. po godzinie 18.00
UWAGA! Za opuszczenie stoiska podczas trwania targów, w tym przed godz. 18.00 Wystawca zostanie obciążony karą umowną w wysokości 1000 zł netto – płatne na podstawie oddzielnej faktury.
18. Po zakończeniu TWN:
a). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki pozostawione, ewentualnymi kosztami magazynowanie zostanie obciążony Wystawca.
19. Wystawca wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie zarówno faktur elektronicznych, jak i elektronicznych faktur korygujących oraz korespondencji elektronicznej.
IV INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH
1. Zgłoszenie udziału w TWN jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych.
2. Administratorem danych osobowych jest
Fundacja Halo Targi
ul. Stawowa 6/9, 50-018 Wrocław
dane kontaktowe biuro@halotargi.pl
3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem, zbiera je dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddaje dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami. Dane są zbieranie jedynie w adekwatnym, niezbędnym i koniecznym zakresie w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane.
4. Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić przetwarzane dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem do nich osób trzecich i w tym zakresie stosuje organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa na adekwatnym do zagrożeń poziomie.
5. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możecie Państwo kontaktować się pisząc e-mail na adres: biuro@halotargi.pl
6. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest udział w TWN.
7. Dane zostały zebrane bezpośrednio od Państwa, a podstawą ich przetwarzania jest Państwa zgoda ( art. 6 ust.1 lit a RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w TWN.
8. Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, zażądania zaprzestania przetwarzania. W każdej chwili można wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania tych danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W celu wycofania zgody należy wysłać e-mail na adres: Fundacji Halo Targi
9. W celu skorzystania z praw, o których mowa powyżej, a także pełnej informacji na temat swoich praw – należy skontaktować się z administratorem korzystając ze wskazanych danych kontaktowych.
10. Mają Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
11. W oparciu o podane dane osobowe administrator nie będzie podejmował wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
12. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać zebranych danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
13. Dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia TWN, następnie przez okres, w którym możliwe jest wniesienie ewentualnych roszczeń.
V POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. W przypadku, gdy TWN nie odbędą się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Wystawcy otrzymają zwrot wpłaconych środków finansowych (wyłącznie w kwocie zaksięgowanej na rachunku bankowym Organizatora, tzn. bez odsetek oraz jakichkolwiek innych obciążeń). Zwrot dokonanych przez Wystawcę opłat będzie udokumentowany odpowiednią fakturą korygującą, której otrzymanie Wystawca zobowiązany jest potwierdzić.
2. Organizator zastrzega sobie prawo – w razie zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia TWN. W takiej sytuacji Wystawcy otrzymają zwrot poniesionych opłat, obliczony proporcjonalnie do czasu trwania TWN lub ich całość w razie odwołania TWN. Za równoznaczne z okolicznościami wskazanymi w zdaniach poprzedzających uważa się całkowity brak możliwości realizacji obowiązków wskazanych w niniejszym Regulaminie wywołany okolicznościami zewnętrznymi, usprawiedliwiającymi wszelkie decyzje Organizatora w sytuacji niemożności zapewnienia bezpieczeństwa Wydawcom i publiczności, w tym decyzjami stosownych władz w związku z zagrożeniem epidemiologicznym, w tym zagrożenia wirusem o nazwie SARS CoV 2. W przypadku zaistnienia takiego przypadku Organizator poinformuje niezwłocznie Wystawcę o tym fakcie. Powiadomienia, o którym mowa należy dokonać telefonicznie i pisemnie (pismo tradycyjne lub mail).
3. Organizator zastrzega sobie prawo do ogłoszenia dodatkowego szczegółowego regulaminu związanego z bezpieczeństwem epidemicznym.
4. Organizator ma prawo do wykonania dokumentacji zdjęciowej i filmowej podczas TWN oraz wykorzystywania tych materiałów do celów marketingowych i promocyjnych.
5. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu są możliwe, jednak jedynie w formie publikacji na stronie www.halotargi.pl
6. W sprawach nieuregulowanych regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.